Systém nabízí dva způsoby zasílání upomínek o nezaplacených příspěvcích rodičům. První je standardně dostupný v manuální verzi modulu příspěvků. Druhý způsob vyžaduje přístup k modulu hromadných zpráv, díky kterému budete moci posílat SMS a e-maily rodičům s prodlením. Více informací o modulu hromadných zpráv se dozvíte v následujících kapitolách.
Pro ruční odeslání upomínky na platbu příspěvku klikněte na modrý papírový letadlo v posledním sloupci tabulky. Šedá barva ikony znamená, že účet rodiče ještě nebyl aktivován, a proto není možné upomínku odeslat. Kliknutím na modrou ikonu se otevře váš e-mailový klient, může to být Outlook, Gmail nebo Thunderbird, ale nezapomeňte, že e-mailový klient musí být nakonfigurován. Po otevření e-mailového klienta se vygeneruje předem definovaný a připravený k odeslání e-mail.
Druhou možností, jak odeslat upozornění o nedoplatcích, je použít modul hromadných zpráv. Chcete-li tuto možnost použít, přejděte na seznam příspěvků a poté přejděte na konkrétní příspěvek. Pod tabulkou v levém dolním rohu obrazovky najdete modré tlačítko "poslat upomínku". Po kliknutí na něj se zobrazí okno s příjemci.
V okně pro výběr příjemců musíte vybrat lidi, kterým pošlete upomínku. Ve výchozím nastavení systém vybere všechny osoby, které mají aktuální nedoplatky. Samozřejmě konečné rozhodnutí, komu bude oznámení odesláno, je na vás.
V dalším kroku budete přesunuti do okna konfigurátoru zpráv. Zde definujete formu odeslání oznámení. Můžete si vybrat mezi SMS, e-mailem nebo oběma možnostmi. Samozřejmě pro odeslání těchto typů zpráv musíte v profilu rodiče vyplnit telefonní číslo a e-mailovou adresu. Bez těchto údajů nebude možné hromadnou zprávu odeslat.
Můžete si také vybrat, na jakou adresu chcete, aby byla odpověď odeslána, kdo je odesílatelem zprávy, předmět zprávy a zkrácené jméno, které bude viditelné jako odesílatel v případě odeslání SMS. Výchozí název je ProTrainUp, ale pokud chcete nastavit vlastní název, kontaktujte nás. Můžete také naplánovat čas odeslání zprávy až na 72 hodin dopředu.
Dalším krokem je příprava obsahu zprávy. V případě upomínky na poplatek je obsah zprávy generován dynamicky pro každého příjemce. Automaticky se zobrazí hodnota nedoplatku ke dni plánování odeslání. Navíc máte možnost vložit dynamické značky, které najdete na levé straně formuláře (červený text). Umístěním do obsahu systém automaticky vloží například jméno příjemce do každé zprávy.